РЕГЛАМЕНТ СОБЫТИЯ И РЕГЛАМЕНТ ПРОВЕДЕНИЯ МЕРОПРИЯТИЙ

1. Общие положения

1.1.       В соответствии с настоящим регламентом МКУ «Центр развития предпринимательства» (Далее по тексту «Центр») предоставляет на безвозмездной основе помещение конференц-зала организациям для проведения мероприятий различных форм по вопросам развития предпринимательства и повышения эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства.

1.2.       Проводимые мероприятия, указанные в п. 1.1. настоящего Регламента, должны соответствовать требованиям и условиям, определяемым настоящим Регламентом.

2. Требования к проводимым мероприятиям

2.1.       Планируемые к проведению мероприятия должны соответствовать следующим требованиям:

2.1.1.      Тема и цель мероприятия отражают вопросы развития предпринимательства и способствуют повышению эффективности и конкурентоспособности субъектов малого и среднего предпринимательства;

2.1.2.      Мероприятие проводится на безвозмездной основе (бесплатно) для участников мероприятия;

2.1.3.      Мероприятие не должно носить рекламный характер, то есть рекламировать какие-либо платные услуги как проводящей мероприятие организации, так и ее партнеров.

2.1.4.      Количество участников мероприятия не должно быть менее 10 (десяти) человек, исключая представителей организатора, лекторов (специалистов, экспертов, тренеров) и обслуживающего персонала.

3. Порядок предоставления помещения Центра

3.1.       Помещением Центра является конференц-зал, расположенный по адресу: г. Владивосток, ул. Запорожская, д. 77, офис 811. Вместимость помещения – не более 40 мест.

3.2.       Помещение предоставляется организации на основании Заявления (Приложение № 1 к настоящему Регламенту), поданного в адрес руководителя Центра в порядке, установленном настоящим Регламентом, не позднее 15 числа месяца, предшествующего месяцу, в котором планируется проведение мероприятия.

3.3.       Заявление должно содержать следующие сведения:

3.3.1.      наименование, почтовый и юридический адреса, контактные телефоны, адрес электронной почты организации, проводящей мероприятие;

3.3.2.      тема (название) планируемого мероприятия (в случае использования в названии темы иностранной терминологии, специфических терминов, не являющихся общепринятыми, необходимо дать подробное толкование указанных терминов);

3.3.3.      перечень вопросов, подлежащих освещению в ходе мероприятия;

3.3.4.      данные лиц, участвующих в мероприятии в качестве лекторов (специалистов, экспертов, тренеров): Ф. И. О. полностью, должность;

3.3.5.      планируемое количество участников мероприятия;

3.3.6.      планируется ли организация кофе-паузы;

3.3.7.      планируется ли по данному мероприятию подача заявления на предоставление финансовой поддержки организациям, образующим инфраструктуру поддержки субъектов малого и среднего предпринимательства города Владивостока;

3.3.8.      необходимость использования аппаратных средств в ходе проведения мероприятия;

3.3.9.      способ уведомления заявителя о принятом по Заявлению решении.

3.4.       Указанное в п. 3.2. настоящего Регламента Заявление направляется в Центр в письменном виде, удостоверенное подписью руководителя и печатью организации. Направление заявления какими-либо другими способами не допускается.

3.5.       Изменение названия мероприятия и его содержания, указанных в Заявлении, не допускается.

3.6.       Решение по заявлению принимается не позднее 10 (десяти) рабочих дней, о чем заявитель уведомляется в письменном виде, а также с целью повышения оперативности иным способом, определенным в Заявлении.

3.7.       Не позднее 3 (трех) рабочих дней до проведения мероприятия заявитель должен предоставить в адрес Центра подтверждение согласия участников участвовать в мероприятии.

3.9.       Перед началом и после окончания мероприятия между Центром и заявителем составляется Акт приема-передачи помещения (Приложение № 2).

3.10.   Помещение предоставляется в рамках режима работы Центра: пн.-чт.: 09:00 — 17:30, пт.: 09:00 — 16:00, перерыв: 13:00 — 13:45.

3.11.   Открывает мероприятие представитель Центра (5 мин. приветственное слово к участникам).

3.12.   Сопровождение мероприятий осуществляется силами заявителя без привлечения специалистов Центра.

3.13.   Раздаточные и иные материалы, используемые в ходе проведения мероприятия, изготавливаются заявителем своими силами и за свой счет. Использование технических средств Центра для этих целей запрещено.

3.14.   В предоставлении помещения может быть отказано в случае:

3.14.1.  несоответствия мероприятия требованиям, указанным в п. 2.1. настоящего Регламента;

3.14.2.  отсутствия в Заявлении сведений, указанных в п. 3.3. настоящего Регламента;

3.14.3.  несоответствия сведений, указанных в Заявлении, фактическому содержанию мероприятия;

3.14.4.  если заявителем не выполнены требования, предусмотренные п.п. 3.7. и 3.8. настоящего Регламента.

4. Правила использования помещения

4.1. Во время проведения мероприятия заявитель обязан соблюдать правила общественного порядка в полном соответствии с законодательством Российской Федерации, местным законодательством и соблюдать все правила и нормы противопожарной безопасности.

4.2. Заявитель несет полную ответственность за техническую исправность и обеспечение полной безопасности при эксплуатации электро- и радиоэлектронной аппаратуры.

4.3. Заявитель обязуется подключать к электросети электрооборудование суммарной мощностью не более 5 кВт. Подключение большей мощности заявитель обязан согласовывать с руководством Центра.

4.4. В течение всего периода работы мероприятия заявитель осуществляет поддержание общественного порядка в предоставленном помещении, также технических помещениях центра (коридор, туалет). Центр не несет ответственности за сохранность материальных ценностей, принадлежащих заявителю, а также участникам мероприятия.

4.5. Запрещается размещение любого рода рекламной продукции на стенах, полах, потолках при помощи заколок, липкой ленты или каких-либо других материалов. В случае размещения таких материалов без соответствующего разрешения и причинения, таким образом, ущерба Центр оставляет за собой право взыскать с заявителя стоимость ремонта и/или замены поврежденного оборудования.

4.6. Мероприятия, проводимые в предоставленном помещении заявителем, не должны ставить под угрозу репутацию или безопасность Центра и его персонала.

Заявление на предоставление консалтинговых услуг

Регламент бизнес-процесса — это очень практичный и рабочий документ. Как сделать так, чтобы сотрудники не просто пробегали документ по диагонали и дальше делали «по-своему», а чтобы действительно выполняли и использовали его в работе? Как сделать регламент инструментом управления рассказываем в этой статье.

Регламент бизнес-процесса. Давайте договоримся

Регламент бизнес-процесса — это детальное, можно даже сказать, исчерпывающее описание бизнес-процесса. Такое описание позволяет сформировать и удовлетворить множество точек зрения заинтересованных сторон.

Регламент — это рабочий документ, к которому обращаются сотрудники для того, чтобы получить ответы на вопросы. Новые сотрудники используют регламент для того, чтобы научиться выполнять процесс так, как это делается в вашей компании. Регламент — это рабочая инструкция по выполнению процесса для всех категорий участников процесса и заинтересованных лиц.

Все, что написано ниже, справедливо для регламентов, инструкций, описания процедур и процессов и так далее.

Простота восприятия

Чем проще документ, тем проще с ним работать. Это не означает, что документ нужно «порезать» вдоль и поперек. Нет. Но когда описание процедуры представляет из себя 70 страниц убористого текста (а мне довелось видеть такие примеры), работать с этим невозможно. Его просто никто не дочитает до конца.

Регламент бизнес процесса должен быть написан простым языком

Документ, написанный простым языком, легко читается и воспринимается. Регламент НЕ должен быть похож на заключение судмедэксперта или американского юриста. Чем проще прочитать и воспринять текст, тем больше полезной информации дойдет и осядет в головах сотрудников. Не надо писать «во избежание получения травм на производстве остерегайтесь подносить руки к работающему станку». Можно сказать проще и действеннее — сунешь руку, оторвет пальцы. Проще. Меньше слов. А главное, все сразу понятно.

Избегайте «корявых» формулировок

Никакой воды

Пожалуйста, не пишите текст ради текста. Уберите всю «воду». Давайте честно — никто не читает в документах разделы «Общие положения», «Область действия» и «Назначение документа». Кроме того, очень часто эти разделы в разных документах абсолютно идентичны. Сделайте лучше отдельный документ под названием «Положение о регламентах» и дайте на него ссылку в документах. Если кому-то эта информация понадобится, он ее найдет и прочитает. То же касается всех «одинаковых» разделов. Сделайте их отдельными документами и ссылайтесь там, где это необходимо. Чем меньше воды, тем более «рабочим» становится регламент бизнес процесса.

Избегайте текста там, где это можно сделать

Графические модели бизнес-процессов, схемы, иллюстрации и фотографии — все это должно быть в регламенте. С чего вы взяли, что регламент бизнес процесса — это скучный и формальный документ? Вовсе нет. Это документ, который должен быть эффективен в использовании. Тогда он работает. А графика воспринимается быстрее и глубже текста. Именно поэтому хорошо подготовленная модель бизнес процесса может полностью заменить собой регламент. Моделируйте процессы и используйте модели в качестве регламентов.

Простая структура — простая работа с документом

Не делайте так!

Точки зрения в бизнес процессах — это очень важная составляющая. У владельца процесса одна точка зрения. У исполнителя другая. А у менеджера третья.

Точка зрения — это то, как участник смотрит на процесс. Это тот набор и форма подачи информации, которая нужна и удобна ему для работы. Поэтому регламент бизнес процесса должен быть составлен таким образом, чтобы удовлетворять точки зрения всех заинтересованных сторон.

Есть, конечно, вопрос удобства использования — идеально, когда регламент представляет из себя электронный документ с возможностью отображения разных точек зрения. Это позволяет тем или иным заинтересованным сторонам «очистить» то, что они читают, от ненужной для них информации. Это высший пилотаж. Но так нужно делать. К примеру, мы в нашей компании именно так и делаем.

Регламент бизнес-процесса должен быть прост для восприятия тех людей, которые будут с ним работать. Особенно важно это для тех категорий сотрудников, которые работают с такой документацией ежедневно.

Простота использования

Если документ удобно использовать в работе, его будут использовать. Сложные, непонятные бумажные талмуды таковыми не являются. Сделайте работу с регламентом простой, и им будут пользоваться.

Регламент бизнес процесса должен быть под рукой

Правило номер один — чтобы что-то использовать регулярно, это должно быть под рукой. У каждого регламента есть набор пользователей, которые обращаются к нему довольно часто, а то и ежедневно используют в работе. Если регламент будет сложно найти, то скорее всего, что человек не будет этого делать. Он спросит у коллеги, руководства, погуглит о том, как это делают другие, но не будет искать документ, который, между прочим, разрабатывался специально для него и таких случаев. Поэтому обеспечьте простой доступ заинтересованных лиц к регламенту и убедитесь, что они знают, где он лежит. Я уже не говорю о том, что все должны просто знать о существовании документа. Порой сотрудники даже не в курсе, что регламент существует. Пусть самые актуальные документы находятся на столе сотрудника.

Регламенты должны существовать в электронном виде

Логическое продолжение предыдущего пункта. Если у сотрудника «где-то там на полке» лежит стопка документов, то это равнозначно их отсутствию. Ну не будет человек искать в кипе бумаг то, что ему нужно. Кроме того, сама работа с бумажными документами весьма трудоемка. Бумажные документы ограничены в функциональности. Очень тяжело работать с схемами процессов на бумаге, перемещаться между уровнями описания и менять точки зрения модели. Все регламенты должны существовать в электронном виде и лучше всего, если в специальной системе, которая позволяет обеспечить удобство поиска и работы с документом.

Часть электронного регламента бизнес-процесса

Нотация BPMN. Практическое моделирование

Нотация BPMN давно является стандартом моделирования бизнес-спроцессов. Мы подготовили для вас более 100 иллюстраций, с описанием наиболее распространенных вопросов, связанных с практическим использованием нотации BPMN и моделированием бизнес-процессов

Используйте специализированное ПО или сервисы для управления регламентами

Кто сказал, что регламент не может выглядеть как интернет- страница? Это очень удобно. Регламент может быть создан на движке Wiki, сделан в виде внутреннего сайта или базироваться на специальных сервисах. Таким сервисом может быть, к примеру, Confluence от компании Atlassian. У электронных документов есть множество преимуществ, большинство из них связано с удобством поиска, наличием перекрестных ссылок и возможностью масштабировать данные для изучения. Поверьте, перенос регламентов бизнес процессов в электронную систему может стать самым важным шагом на пути к эффективности.

Удобный поиск и взаимосвязи документов

Повторюсь, люди не любят искать. Люди любят использовать. Поэтому поиск в документах и между ними должен быть максимально простым и удобным. Если регламенты представляют из себя электронный документ или систему, это включает в себя удобство поиска. Есть, конечно, нюансы но сейчас не об этом.

И вот что еще важно. Все процессы взаимосвязаны. Напрямую или опосредованно. Это же касается документов. Они взаимосвязаны. Это означает, что в документах обязательно нужно расставлять ссылки на связанные документы. И ссылки должны находится в том месте, где это действительно актуально, а не списком в конце документа.

Простота использования в достаточности

Несмотря на то, что я говорил о простоте и отсутствии «лишнего», это не умаляет принципа достаточности. Каждый регламент бизнес процесса должен быть достаточен. Достаточен для того, чтобы заинтересованные лица процесса могли использовать документ в работе. Это означает, что в документе должно быть все, что необходимо, например, линейному сотруднику для выполнения процесса. Точнее, должна быть вся необходимая информация. Необязательно напрямую — используйте ссылки на другие документы.

Но еще раз, регламент и описание бизнес процесса -это одно и то же. Это документ, который используют в работе и линейные сотрудники, и управленцы. А значит, в нем должно быть рассказано о том, как условному человеку «с улицы» можно взять и выполнить процесс. От начала и до конца. Используйте этот принцип при составлении регламентов.

Актуальность

Документы могут быть только актуальными. Все остальное — мусор, который должен храниться в архиве «для потомков», без доступа к нему основной массы сотрудников.

Регламент бизнес процесса работает только тогда, когда актуален

Вот очевидно же. Но нет. Я часто наблюдаю обратную ситуацию — существует множество версий документов и никто не знает, какая версия актуальная. Иногда присылают последнюю версию документа, а через какое-то время «самую актуальную» версию. Регламент бизнес-процесса и информация в нем должны соответствовать реальной жизни. Вот как в жизни выполняется процесс, так он и должен быть описан в регламенте. Это, кстати, еще одна из причин, по которой регламент должен быть написан простым языком. За ширмой формальных формулировок часто скрывают реальные действия.

Поддерживайте регламенты в актуальном состоянии. Изменился процесс — измените документы.

Актуализируйте системно, а не «как попало»

Регламент бизнес процесса должен быть актуализирован в двух случаях: изменился процесс, пришла пора актуализировать документ. У каждого документа есть жизненный цикл, который предполагает периодический пересмотр документа. Это означает, что у каждого регламента должен быть период, в течение которого нужно поднимать документ и проверять на соответствие действительности.

Регламенты разных процессов требуют разной периодичности пересмотра. Это может быть несколько лет или несколько недель. Зависит от «оборачиваемости» процесса. За актуализацию регламентов должен отвечать владелец процесса. Информация о том, с какой частотой должна производится актуализация, должна быть заложена в регламент. И да, должен быть график актуализации.

И второй момент. Необходимо отладить обратную связь от тех, кто систематически работает с документом. Таким образом, чтобы любое изменение процесса инициировало пересмотр регламента. Это тема для отдельной статьи.

История изменений — обязательная составляющая регламента

Если вы системно работаете с документами, необходимо фиксировать историю изменений. Это позволит понимать, как меняется не документ, а бизнес процесс. С точки зрения планомерного развития нет ничего важнее. Выстроить процессы не просто. Они меняются и это хорошо. Это развитие. И регламент бизнес процесса должен отражать это развитие. Это история. А анализ истории -это залог успешного будущего.

У сотрудников не должно быть доступа к «старым» версиям документов

Знаете, как минимизировать ошибки? Исключить вероятность их возникновения. Если у сотрудников не будет доступа к старым версиям документов, они не допустят ошибку на основании «ну я же не знаю, где написано правильно». Любой документ, с которым работает сотрудник, должен быть только последней версии. Все предыдущие версии должны просто изыматься. Это, кстати, позволяет убрать один из вариантов ухода от ответственности, связанный с вышеуказанным высказыванием.

У процесса и регламента бизнес процесса должен быть один владелец

Да, сам регламент может быть результатом коллективного творчества, но ответственность за его форму, содержание, понимание и актуальность должна лежать на одном человеке — владельце бизнес процесса. Регламент должен быть инструментом всех участников процесса в общем и владельца процесса в частности. Да, документ должен быть согласован с заинтересованными сторонами. Да, это нужно фиксировать. Но ответственность должна лежать только на одном человеке. Иначе регламент не будет работать. Он просто ляжет на полку как формальный, а может, и опасный артефакт.

Согласованность

Только то, что создано совместно, совместно будет принято.

Привлекайте все слои заинтересованных лиц для создания регламентов

Под слоями я понимаю разные уровни иерархии компании. Пусть в создании регламента бизнес процесса примет участие не только менеджмент бизнес процесса, но и линейные сотрудники. В конце концов, принятие участия в разработке — это один из способов снижения сопротивления. Если человек принимал в чем-то участие, то он будет сопротивляться итоговому результату в меньшей степени.

Также важно, чтобы все понимали: регламент — это рабочий документ. И всем с ним дальше работать. Так что его нужно делать «как для себя». А еще точнее, для себя в том числе.

Такой процесс создания не прост. Будет много споров и «поправок», но итоговый результат будет того стоить. Главное, чтобы работа велась на равных. Чтобы менеджмент не давил авторитетом и давал всем сотрудникам высказаться и внести свои предложения.

Важно. В совместной работе многие будут тянуть одеяло на себя и преследовать собственные цели. Владелец процесса должен курировать создание регламента и следить за тем, чтобы интересы всех сторон были учтены.

И не забывайте, заинтересованные стороны — это не только участники процесса. Поставщики и клиенты процессы — самые что ни на есть заинтересованные стороны. И их тоже стоит привлечь на каком-то этапе разработки.

Регламент бизнес процесса должен быть согласован заинтересованными сторонами

Важно понимать требования каждой из заинтересованных сторон. Важно пытаться найти вариант, который устроит всех. Но самое важное — это понимать и помнить, что регламент создается для многих. Да, но в первую очередь он должен преследовать и выполнять бизнес-цели. Если регламент не работает или не соответствует бизнес-целям, он не нужен. Если регламент не согласован и не соответствует требованиям заинтересованных сторон, он не взлетит.

Презентация регламента

Если вы выпускаете регламент, который до этого не существовал, лучшим решением будет провести его презентацию. Вряд ли в процессе работы над регламентом бизнес процесса вы будете работать со всеми сотрудниками. Вы будете работать с представителями разных слоев корпоративной иерархии. Презентацию нужно проводить для тех, кто не участвовал в разработке документа, но является заинтересованным лицом. Возможно, вы сейчас ухмыляетесь и думаете — ну вот только презентации регламентов мы еще не проводили, еще чего. И зря. Рассказав о ключевых моментах и обратив внимание заинтересованных сторон на то, как проработаны и учтены их интересы, вы сделаете первый шаг по вдохновению жизни в документ. Тогда его будут изучать и работать с ним.

Презентация регламента бизнес процесса для заинтересованных сторон — отличный шаг, чтобы дать жизнь документу.

Информирование об изменениях в существующих регламентах — кропотливый, но самый важный труд

Я уже говорил о том, что каждый регламент бизнес процесса должен быть актуален. Но не сказал о том, что каждый заинтересованный сотрудник должен знать об изменениях. Крайне важно правильно проинформировать всех, кого нужно. Недостаточно, если вы сообщите, что «у нас изменения в таком-то документе, ознакомьтесь». Нет. Найдите в себе силы и время, чтобы написать письмо, в котором будет рассказано о том, какие именно изменения произошли, где их можно увидеть, как это повлияет на работу заинтересованных сторон и каковы условия перехода. Сделайте это, даже если в регламенте расписана история изменений.

Информирование сотрудников должно происходить на основании матрицы ролей

Матрица ролей — инструмент, который позволяет не только контролировать и распределять ответственность за бизнес процесс, но также определять и вовлекать в работу заинтересованные стороны. Качественно проработанная матрица позволяет легко понять — кто и в какой информации о процессе или его изменении заинтересован. Вот, кстати, еще одна причина использовать специализированные сервисы — в них можно настроить автоматическое уведомление об изменениях на основании ролей.

Используйте матрицу RACI, в которой:

Заметка. Надеюсь, вы помните, что информация, которая «уходит» из процесса — это тоже его продукт. Так что даже уведомление о завершении работы можно и нужно рассматривать в качестве одного из продуктов.

Существуют разные вариации матрицы RACI. Найдите или разработайте то, что лучше всего подойдет именно для вас.

Нужно удостовериться в том, что регламент бизнес процесса прочитан и понят

Один из самых сложных вопросов — а как заставить сотрудников прочитать регламент и удостовериться в том, что они это сделали. Но понимаете ли, все написанное выше именно эту цель и преследует. Если документ прост для восприятия, вы вовлекали в его разработку разных людей, его легко найти и работать с ним, люди уверены, что регламенты актуальны и информация приходит всем, кому она нужна — они будут читать. Конечно, существует множество способов «заставить» читать. Но это уже другая история.

Второй вопрос — как удостовериться в том, что регламент прочитан и понятен. Самый простой способ — посмотреть на реальную работу. Если она выполняется в соответствии с регламентом, значит, все понятно. Если нет, то нужно собирать сотрудников и разговаривать. Обсуждать. Отвечать на вопросы.

А вот и еще один довод в пользу использования электронных документов — многие системы позволяют оценить реальное прочтение документа. По времени изучения. По глубине просмотра и так далее.

Вместо резюме. Регламент бизнес-процесса должен отражать реальное выполнение процесса, и с ним нужно работать. Измените восприятие сотрудников и объясните, что это рабочий документ, а не очередная «важная» бумажка. Сделайте регламент удобным и понятным. Всегда держите документацию актуальной и изымайте устаревшее. Используйте электронные сервисы и документы.

Помните — есть дизайн, а есть пользовательский опыт. Последний может дать ответы на многие вопросы.

Лучший пример регламента процесса

Пример регламента процесса, который работает. Данная статья — пример продуманного и эффективного регламента, который вы можете использовать в качестве образца. Именно такие регламенты, с учетом пожеланий клиента, становятся результатом нашей работы по описанию и регламентации бизнес-процессов.

Регламент процесса – это исключительно рабочий и сугубо практический документ, основанный на детальном описании процесса. Регламент должен быть разработан в соответствии с рядом принципов. Один из самых важных – принцип достаточности. Регламент процесса не должен быть огромным, в нем не должно быть воды и лишней информации. Но регламент обязан содержать все, что нужно для реализации бизнес процесса и его управления.

Регламент процесса — это инструмент управления

А структура инструмента зависит от структуры управления. Конечно, можно просто принять содержание и структуру «по умолчанию», но тогда это будет уже из разряда:

Хорошо быть девочкой в розовом манто. Можно и не в розовом, но уже не то.

Чтобы регламент процесса был применим именно для вас, при разработке структуры и содержания нужно учитывать:

Дальше я расскажу об оптимальной, с нашей практической точки зрения, структуре и содержании регламента. Фактически это подробная инструкция по подготовке регламента процесса.

Каждый пункт помечен словом Обязательно и Желательно. Обязательно означает, что данный пункт должен быть в любом регламенте. Вне зависимости от формы, принятых стандартов и так далее. Желательно означает, что данный пункт может быть, а может и не быть в регламенте. Это зависит от целей и задач регламента, процесса управления регламентами и остается на ваше усмотрение.

Раздел 1 – Краткое описание

Регламент процесса должен начинаться с краткого описания. Краткое описание всегда должно располагаться отдельно на первой странице, после титульного листа (если он есть). Краткое описание позволяет быстро сформировать понимание границ, сути и в чьей области ответственности находится процесс.

Краткое описание может представлять из себя простой маркированный или нумерованный список или же простую таблицу. Я отдаю предпочтение табличному представлению, потому что оно позволяет наглядно разделить наименование пунктов и содержание.

Все пункты краткого описания обязательны для размещения.

Раздел 2 – Границы процесса

Старайтесь соблюдать логические взаимосвязи между событием окончания и связанными событием начала в другом процессе.

Это можно сделать с помощью правильного наименования. Если один процесс завершается событием «Отчет Х отправлен», то связанное событие начала должно называться «Отчет Х получен».

Раздел 3 – Выполнение процесса

В этом разделе нужно рассказать о том, как бизнес процесс выполняется. Лучше всего, если это будет сделано в виде графических моделей бизнес процессов и в электронном виде. Поверьте, работать с диаграммами на компьютере гораздо проще, чем на бумаге. Поэтому постарайтесь сразу договориться у себя в компании – все модели процессов существуют только в электронном виде и не предназначаются для печати в стандартном А4 формате. Регламент процесса должен быть удобен в использовании.

В таком случае вне зависимости от того, в каком виде существует сам регламент процесса, можно просто указать ссылки на соответствующие модели процесса в электронном виде. Это более чем достаточно.

Модель, диаграммы, схемы и прочие способы описания выполнения процесса — это первый пункт в данном разделе.

Процедуры, бизнес правила и скрипты

Описание процедур, бизнес-правил и скриптов обязательно должно быть включено в документ. В противном случае, регламент процесса нельзя будет использовать в качестве руководства по выполнению и анализу процесса.

Обязательно

На мой взгляд, регламент процесса должен содержать принятые временные диапазоны выполнения операций. Это не только позволит сотрудникам иметь временной ориентир для выполнения работ, но и облегчит анализ процесса. Давайте считать так, временные интервалы выполнения операций, указанные в регламенте, являются рекомендуемыми к исполнению и принимаются в качестве стандартных. Если операция имеет строго регламентированный диапазон выполнения, лучше всего указывать это прямо в модели процесса. Для удобства анализа можно продублировать регламентированные диапазоны в виде таблицы.

Здесь необходимо указать роли всех участников процесса.

Ресурсы и инфраструктура

Описание ресурсов и инфраструктуры в первую очередь необходимо для того, чтобы сотрудники точно знали, что и в каком количестве им необходимо для выполнения процесса и где все это можно взять. Регламент процесса должен отвечать и на эти вопросы.

— Программное обеспечение

— Запасные части и комплектующие

— Расходные материалы

— Информация / данные

— Многократное использование – оборудование, программное обеспечение, инструменты. Все это может использоваться многократно без потери своих свойств. С точки зрения учета такие ресурсы имеют стоимость использования в единицу времени. Как правило, в час.

— Используется частично – некоторые ресурсы могут использоваться частично. Это значит, что после использования останется некоторое количество. Рассчитывается эквивалентно проценту расходования.

— Используется полностью – как правило, сырье и расходные материалы используются полностью, то есть без остатка. В таком случае учитывается полная стоимость израсходованного ресурса.

Матрица использования ресурсов

Документы процесса

По структуре раздел похож на описание бизнес-правил, процедур и скриптов. Отличие в том, что необходимо описать все связанные с процессом документы. К таким документам относятся:

Примечание – документы, которые относятся к входам и продуктам процесса, указываются в соответствующем разделе. Дублировать информацию в этом разделе не нужно.

Всегда старайтесь избегать дублирования.

Если что-то находится в одном разделе, нежелательно, чтобы это же относилось и к другим разделам.

Крайне важно, чтобы в регламенте были указаны только актуальные версии документов и были даны ссылки, по которым их можно найти.